A Importância da Documentação no Ambiente de Trabalho.

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O ato de documentar talvez seja uma das tarefas mais negligenciada no ambiente de trabalho, e não é à toa. Podemos dizer que é um trabalho “invisível”, aparentemente sem utilidade, uma perda de tempo, uma mera formalidade ou uma burocracia desnecessária.

Mas o que seria documentar?

Documentar é, basicamente, registrar informações, podendo ser os processos da empresa, as tarefas que faz, o andamento e resolução dos problemas, as situações recorrentes e como lidar com elas, os resumos das reuniões, os cronogramas, os planos de projetos, os esboços, os roteiros, etc. Essas informações podem ser registradas em vídeo, texto, planilha, imagem, fluxograma ou qualquer outro formato que for conveniente e prático.

Sem a documentação, todo conhecimento fica na cabeça das pessoas, ou pior, fica somente na cabeça de algumas pessoas. O principal problema é que nossas memórias não são confiáveis, podemos facilmente esquecer como resolvemos um problema específico, as etapas de um processo ou as informações que foram compartilhadas. Além disso, as pessoas que detêm determinado conhecimento (ou a maioria do conhecimento) podem tirar férias ou sair da empresa. Como consequência, o conhecimento é perdido e uma outra pessoa precisará preencher essa lacuna tendo que aprender tudo do “zero”. Uma tarefa a mais… um retrabalho que poderia ser evitado se tudo fosse documentado.

Uma outra situação comum é quando entram novos colaboradores na empresa. A falta de documentação faz com que essas pessoas precisem estar a todo momento sob a supervisão de alguém para adquirir os conhecimentos necessários. Uma documentação otimiza esse processo de treinamento, diminuindo a curva de aprendizado e faz com que os novos membros ganhem autonomia mais rapidamente, liberando os demais colaboradores da tarefa de supervisão constante.

A documentação permite melhorar os processos da empresa, afinal, tendo os processos registrados podemos ter uma visão melhor de como as coisas estão sendo feitas.

Além disso, a documentação também ajuda a evitar erros, a melhorar a comunicação interna, a padronizar os processos e tarefas… Eu poderia continuar listando vários outros benefícios de documentar, mas acredito que os pontos apresentados são suficientes para entendermos a importância da documentação.

Documentar não é uma tarefa difícil. É uma prática simples que se for colocada em ação consistentemente, fará bastante diferença nos momentos cruciais.